Populariteten för digitala dokumentförråd blir ständigt växande!!
Företag över hela världen har under åren betonat dokumentdigitalisering. Att hantera ett företag digitalt är något omöjligt, utan en stabil process för digital dokumenthantering.
Nej! Det säger vi inte till dig. Branschdata säger allt...
En rapport från XEROX visar att "46 % av de anställda i små och medelstora företag kämpar för att hitta dokument (båda digitala och pappersbaserade) och slutar med att slösa bort sina produktiva timmar." Så du kan gissa hur mycket kostnad det tar att bära de bortkastade produktiva timmarna.
Finns det något sätt att avsluta denna kamp e-postlista för företag och konsumenter för att hitta dokument?
Självklart, JA. Genom att digitalisera dina dokument kan du få ett flöde i dina dokument och hämta dem när du behöver. Låt oss prata mer om dokumenthantering och digitalisering i den här bloggen.
Dokument digitalisering Betydelse
Att digitalisera dokument innebär helt enkelt att konvertera pappersbaserade dokument till digitala delbara format. Med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR)-teknik kan du skanna, indexera och lagra digitala dokument samtidigt som du konverterar dem från fysiska dokument. Nu är huvuddelen, att göra dokumenten lättillgängliga och sökbara, kärnsyftet med dokumentdigitalisering.
Men vänta, det finns fler...
Digitala dokument är lätta att dela.
Kan nås från vilken enhet som helst.
Skyddad från fysisk skada.
Ingen kan stjäla den när du integrerar hög datasäkerhet.
Behöver inte extra utrymme för förvaring.
Förbättrar samarbete och lagarbete.
Hållbar (viktigast)
Vi kommer att prata om fördelarna med dokumentdigitalisering i den senare delen i detalj. Låt oss här snabbt förstå hur digitalisering fungerar och hur du kan få det att hända med dina dokument.
Hur dokumentdigitalisering fungerar
Att digitalisera ett dokument är en enkel men skiktad process. Det innebär flera steg, för att vara exakt. Här är uppdelningen du kan följa för att digitalisera dina dokument.
I. Dokumentförberedelse
Förbered dina dokument för skanningen. För detta måste du avhäfta och sortera dem i rätt ordning. Se till att dina dokument är i gott skick, endast om det säkerställer kvaliteten på den digitala produktionen.
II. Skanna med OCR
Använd en högkvalitativ OCR-skanningsmaskin för att skapa digitala dokument baserat på dina fysiska dokument. Denna teknik hjälper till att skanna den visuella informationen från pappersdokument och konvertera den till en digital bild, som en PDF- eller TIFF-fil.
III. Dataextraktion
Efter skanning gäller det nu att extrahera data från de skannade bilderna för att göra dokumentet sökbart. OCR-tekniken själv gör det. Den konverterar bilder till maskinläsbara texter. Så det gör dokumentet redigerbart och sökbart också.
IV. Formatering och indexering
Organisera de extraherade dokumentdata i den fördefinierade kategorin i det här steget. Lägg till metadata till dina dokument med nyckelord, vilket hjälper dig att hitta dokumentet. Inte bara detta utan när du lägger ditt dokument i det digitala dokumentförrådet kommer det att hjälpa dig att enkelt hämta dina data.
V. Lagring och förvaltning
När du är klar med dokumentdigitaliseringen kommer nu den kritiska uppgiften, som är att lagra och hantera dokumenten. Här kan du anställa ett effektivt team för detsamma eller så kan du välja att lägga ut dokumenthanteringstjänster för det bättre alternativet.
Det är allt du behöver göra för att konvertera dina pappersbaserade dokument till digitala utdata. När du har gått igenom alla steg kan du njuta av dina digitala dokument som flyter i och runt dina processer sömlöst. Det kommer säkert att öka produktiviteten och förbättra effektiviteten i din verksamhet.
Vikten av dokumentdigitalisering
Det är nu dags att spotta ut lite hårda fakta om digitalisering av dokument. Du kan ha alla följande fördelar när du gör det.
- Spara utrymme: Du behöver inte skapa utrymmen för dina dokument att lagra när du digitaliserar dem. Alla dina dokument kommer att lagras säkert i molnet utan något fysiskt utseende. Dessutom kan övergången till digital dokumenthantering också eliminera kostnaderna för att underhålla fysiskt utrymme.